Beispiel

So läuft ein KI-Projekt bei einem Planungsbüro ab

Ein konkretes Beispiel – von der ersten Analyse bis zum laufenden System das täglich Zeit spart.

Schritt 1

Ausgangssituation

Ein Ingenieurbüro mit 8 Mitarbeitern bearbeitet regelmäßig öffentliche Ausschreibungen und erstellt Angebote nach HOAI. Das Kerngeschäft läuft gut – aber der Verwaltungsaufwand wächst schneller als das Team.

  • Ausschreibungen werden manuell durchgelesen und analysiert
  • Angebote nach HOAI kosten 3–5 Stunden pro Stück
  • Besprechungsprotokolle werden nachträglich manuell getippt
  • Behördenschreiben werden jedes Mal neu formuliert
  • Statusberichte für Bauherren laufen unregelmäßig

Das Problem:

Nicht zu wenig Aufträge – sondern zu viel Zeit für Verwaltung statt für Planung.

Schritt 2

Erstgespräch

Im kostenlosen Erstgespräch schauen wir gemeinsam, wo das Büro aktuell die meiste Zeit verliert – ohne Technik-Chaos.

Dabei klären wir zum Beispiel:

  • Welche Prozesse wiederholen sich wöchentlich?
  • Wo entstehen die meisten Fehler oder Verzögerungen?
  • Welche Tools nutzt das Büro bereits (Outlook, Google Drive)?
  • Wie viel Zeit kostet Angebotserstellung pro Woche?
  • Was wäre der größte Entlastungshebel?

Ziel des Erstgesprächs:

Klar einschätzen ob und wo Automatisierung wirklich Sinn macht – und welcher Prozess als erstes angegangen wird.

Schritt 3

Audit

Wenn Potenzial da ist folgt ein Audit. Die wichtigsten Abläufe des Büros werden analysiert und priorisiert – nicht technisch, sondern nach Zeitgewinn.

Im Audit wird sichtbar:

  • Welche Prozesse sich lohnen zu automatisieren
  • Welche Tools bereits vorhanden sind und eingebunden werden
  • Wo Daten heute doppelt gepflegt werden
  • Wie viele Stunden pro Woche gespart werden können
  • Welche Automatisierung den größten sofortigen Hebel hat

Ergebnis des Audits:

Ein konkretes Referenz-Layout zeigt, wie die Prozesse des Büros ineinandergreifen und wo Automatisierungen den größten Hebel haben.

Akquise & Ausschreibungen

Ausschreibungsplattform

DTAD, TED, etc. – kontinuierliche Quellen für neue Aufträge.

AI Agent

AI Agent: Ausschreibungs-Analyse

Zusammenfassung, Checkliste, Risiken automatisch.

ab 1.200 EUR

Relevante Ausschreibungen landen im Postfach

Nur passende Projekte, kein manuelles Durchsuchen.

Angebotserstellung

Projektbeschreibung eintippen

Kurze Eingabe der Projekteckdaten.

AI Agent

AI Agent: HOAI-Angebotsgenerator

Fertiges Angebot nach HOAI in Minuten.

ab 1.500 EUR

Angebot wird geprüft und versendet

Finales Review durch das Team, dann raus.

Projektkommunikation

Besprechung findet statt

Meeting läuft normal – Notizen werden erfasst.

AI Agent

AI Agent: Protokoll-Assistent

Aus Notizen wird fertiges Protokoll.

ab 800 EUR

Protokoll automatisch an alle Beteiligten

Versand ohne manuellen Aufwand.

AI Agent

AI Agent: Behördenschreiben

Standardschreiben automatisch formulieren.

ab 1.200 EUR

Projektreporting

Projektdaten liegen vor

Status aus dem laufenden Projekt.

AI Agent

AI Agent: Wochenbericht

Jeden Montag automatischer Report.

ab 600 EUR/Monat

Bauherr bekommt Statusbericht automatisch

Regelmäßige Kommunikation ohne manuellen Aufwand.

Client Success

Projekt läuft

Laufende Bearbeitung durch das Team.

AI Agent

AI Agent: Fristenüberwachung

Fristen erkannt, Team automatisch erinnert.

Keine vergessenen Deadlines mehr

Alle Fristen zuverlässig im Blick.

Schritt 4

So sieht das System danach aus

Aus dem Audit entsteht ein konkreter Ablauf – angepasst an die Tools und Prozesse des Büros.

Beispiel-Ablauf:

  1. 1. Ausschreibung erscheint auf DTAD oder TED

    KI analysiert automatisch Relevanz und Anforderungen.

  2. 2. Passendes Projekt erkannt

    Das Büro bekommt eine strukturierte Zusammenfassung per E-Mail.

  3. 3. Entscheidung: Angebot erstellen

    KI-Angebotsgenerator erstellt HOAI-Entwurf in Minuten.

  4. 4. Angebot geprüft und versendet

    Status wird automatisch protokolliert.

  5. 5. Projekt gewonnen → Besprechungen laufen

    Protokolle entstehen automatisch aus Notizen.

  6. 6. Jeden Montag

    Automatischer Wochenbericht geht an alle Bauherren.

Schritt 5

Konkrete Automationen für dieses Büro

So sieht das konkret aus:

  • Ausschreibung erscheint → automatische Analyse und Zusammenfassung landet im Postfach
  • Projektbeschreibung eingeben → HOAI-konformes Angebot in Minuten statt Stunden
  • Besprechung findet statt → Protokoll entsteht automatisch aus Stichpunkten
  • Behördenschreiben → Standardtexte werden automatisch auf den konkreten Fall angepasst
  • Montag 8 Uhr → Wochenbericht geht automatisch an alle Bauherren
Schritt 6

Ergebnis

Das verändert nicht das Kerngeschäft – aber genau die Abläufe die vorher Zeit gefressen haben laufen deutlich schneller.

Das bedeutet konkret:

  • Angebotserstellung: von 3–5 Stunden auf 30 Minuten
  • Ausschreibungsrecherche: läuft automatisch statt manuell
  • Protokolle: entstehen in Minuten statt werden stundenlang getippt
  • Bauherren-Kommunikation: läuft strukturiert und regelmäßig
  • Fristen: werden nie mehr vergessen

Kurz gesagt:

Weniger Papierkram. Mehr Zeit für Planung.

Schritt 7

So könnte das auch bei eurem Büro aussehen

Jedes Planungsbüro hat andere Schwerpunkte, Tools und Engpässe. Deshalb starte ich nie mit einer Standardlösung, sondern mit einem klaren Blick auf eure aktuellen Abläufe.

Im kostenlosen Erstgespräch schauen wir gemeinsam:

  • Wo ihr aktuell die meiste Zeit verliert
  • Welche Prozesse sich am meisten lohnen zu automatisieren
  • Was ein realistischer erster Schritt wäre

So könnte das auch bei eurem Büro aussehen

Ich übertrage die gleiche Logik auf eure Tools, Prozesse und Schwerpunkte – Schritt für Schritt.

Kostenloses Erstgespräch sichern

Wichtig: Das Erstgespräch ist kostenlos. Danach bekommt ihr ein konkretes Festpreis-Angebot – kein Paket-Bingo, kein Technik-Chaos.